Menjelang proses penerbitan ijazah, banyak operator sekolah dan madrasah mulai fokus pada data peserta didik, unggah dokumen, hingga proses validasi akhir. Namun di tengah berbagai tahapan tersebut, ada satu menu yang sering kali luput diperhatikan meskipun memiliki peran penting dalam pengelolaan ijazah.
Menu tersebut adalah Pengaturan Data Satuan Pendidikan yang tersedia pada Portal Manajemen Ijazah. Sekilas menu ini terlihat sederhana karena hanya berisi beberapa pengaturan dasar. Akibatnya, tidak sedikit operator yang langsung melewatinya dan berfokus pada menu lain yang dianggap lebih penting.
Padahal, beberapa masalah yang sering muncul saat proses penerbitan ijazah justru berkaitan dengan data satuan pendidikan, mulai dari penulisan nama sekolah, gelar kepala satuan pendidikan, hingga metode pengesahan ijazah yang digunakan.
Bayangkan ketika seluruh data peserta didik sudah selesai diverifikasi, tetapi ternyata terdapat kesalahan penulisan nama kepala sekolah atau metode pengesahan yang tidak sesuai kebutuhan. Kondisi seperti ini tentu dapat menambah pekerjaan yang sebenarnya bisa dicegah sejak awal.
Lalu apa saja fungsi menu Pengaturan Data Satuan Pendidikan di Portal Manajemen Ijazah? Berikut penjelasan lengkapnya.
Apa itu menu Pengaturan Data Satuan Pendidikan?
Menu Pengaturan Data Satuan Pendidikan merupakan fitur yang tersedia di Portal Manajemen Ijazah untuk mengelola beberapa informasi penting yang akan digunakan dalam proses penerbitan ijazah.
Untuk mengaksesnya, operator terlebih dahulu harus login ke portal menggunakan akun yang telah terdaftar, kemudian melakukan verifikasi OTP sebelum masuk ke dashboard utama.
Setelah berhasil masuk, pengguna dapat membuka menu Pengaturan Data Satuan Pendidikan yang terdiri dari tiga bagian utama, yaitu:
- Nomenklatur Satuan Pendidikan
- Kepala Satuan Pendidikan
- Metode Pengesahan
Ketiga fitur ini memiliki fungsi yang berbeda, namun semuanya berkaitan langsung dengan data yang akan muncul pada dokumen ijazah.
Fungsi menu Nomenklatur Satuan Pendidikan
Bagian pertama yang tersedia adalah menu Nomenklatur Satuan Pendidikan.
Fitur ini digunakan untuk melakukan penyesuaian penulisan nama satuan pendidikan yang nantinya tercantum pada draf ijazah. Namun ada satu hal penting yang perlu dipahami.
Menu ini tidak dapat digunakan untuk mengubah nama sekolah atau madrasah secara keseluruhan.
Perubahan yang diperbolehkan hanya terbatas pada aspek kapitalisasi atau penggunaan huruf besar dan huruf kecil.
Sebagai contoh, operator dapat memperbaiki penulisan huruf yang sebelumnya menggunakan format tertentu menjadi sesuai standar penulisan yang diinginkan. Namun substansi nama satuan pendidikan tetap tidak bisa diubah melalui fitur ini.
Fungsi ini terlihat sederhana, tetapi sangat penting untuk memastikan tampilan nama sekolah pada ijazah sudah sesuai dengan ketentuan administrasi yang berlaku.
Mengelola data Kepala Satuan Pendidikan
Bagian kedua yang cukup sering digunakan adalah menu Kepala Satuan Pendidikan.
Pada menu ini ditampilkan daftar kepala satuan pendidikan yang aktif maupun pelaksana tugas yang tercatat dalam sistem.
Fitur ini memungkinkan operator melakukan beberapa penyesuaian tertentu, antara lain:
1. Perbaikan gelar akademik
Melalui menu edit, operator dapat menambahkan atau memperbaiki gelar akademik kepala satuan pendidikan.
Hal ini penting karena nama dan gelar kepala sekolah atau kepala madrasah akan tercantum pada dokumen ijazah sehingga harus sesuai dengan kaidah penulisan yang benar.
2. Perbaikan nama
Sistem juga menyediakan fitur untuk melakukan perbaikan nama kepala satuan pendidikan apabila ditemukan kesalahan penulisan.
Namun terdapat batasan tertentu dalam penggunaan karakter sehingga tidak semua simbol dapat dimasukkan ke dalam sistem.
3. Perbaikan status keaktifan
Fitur ini digunakan untuk mengubah status kepala satuan pendidikan menjadi:
- Aktif
- Tidak aktif
- Berhalangan tetap
- Berhalangan tidak tetap
Yang perlu diperhatikan, perubahan status melalui menu ini hanya berlaku untuk kebutuhan pengelolaan ijazah dan bersifat sementara.
Jika sekolah ingin melakukan perubahan permanen, maka perbaikannya harus dilakukan melalui sistem Dapodik atau EMIS sesuai ketentuan yang berlaku.
Fungsi metode pengesahan pada Portal Manajemen Ijazah
Menu ketiga yang tidak kalah penting adalah Metode Pengesahan.
Banyak operator baru menyadari pentingnya fitur ini ketika proses penerbitan ijazah sudah berjalan. Padahal keputusan yang diambil pada tahap ini akan memengaruhi alur pengelolaan dokumen berikutnya.
Pada menu ini, satuan pendidikan dapat menentukan metode pengesahan ijazah yang akan digunakan.
Secara umum tersedia dua pilihan:
1. Tanda Tangan Elektronik (TTE)
Apabila satuan pendidikan memilih metode TTE, maka sistem mewajibkan proses unggah foto peserta didik.
Artinya, seluruh persyaratan yang berkaitan dengan foto harus dipenuhi sebelum proses penerbitan ijazah dapat dilanjutkan.
2. Tanda Tangan Basah
Jika memilih tanda tangan basah, unggah foto pada sistem bersifat opsional atau tidak wajib.
Pada metode ini biasanya tersedia pilihan tambahan terkait penggunaan foto digital atau penempelan foto secara manual pada dokumen.
Karena berpengaruh terhadap proses administrasi berikutnya, pemilihan metode pengesahan sebaiknya disesuaikan dengan kebijakan dan kesiapan masing-masing satuan pendidikan.
Mengapa menu ini penting sebelum menerbitkan ijazah?
Banyak operator beranggapan bahwa menu Pengaturan Data Satuan Pendidikan hanyalah pelengkap. Padahal seluruh informasi yang tersimpan di dalamnya berkaitan langsung dengan identitas resmi yang akan muncul pada dokumen ijazah.
Kesalahan kapitalisasi nama sekolah, gelar kepala satuan pendidikan yang tidak lengkap, atau metode pengesahan yang tidak sesuai dapat menimbulkan kendala pada tahap berikutnya.
Karena itu, sebelum melanjutkan ke proses pengelolaan peserta didik maupun penerbitan ijazah, operator sebaiknya memeriksa seluruh konfigurasi pada menu ini terlebih dahulu.
Dengan memastikan tiga komponen utama—nomenklatur, data kepala satuan pendidikan, dan metode pengesahan—sudah sesuai, proses pengelolaan ijazah akan berjalan lebih lancar dan meminimalkan risiko revisi di kemudian hari.
Pada akhirnya, keberhasilan pengelolaan ijazah tidak hanya bergantung pada data peserta didik yang valid, tetapi juga pada ketepatan konfigurasi data satuan pendidikan yang menjadi bagian penting dari dokumen resmi tersebut. Sedikit waktu untuk memeriksa menu ini dapat membantu menghindari banyak masalah administratif di tahap akhir penerbitan ijazah.
