Perubahan jabatan dalam satu tahun anggaran sering menimbulkan pertanyaan baru bagi ASN, terutama terkait pengelolaan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) di eKinerja BKN. Salah satu kasus yang cukup sering terjadi adalah ketika seorang pegawai yang sebelumnya menjabat sebagai guru, pelaksana tugas (PLT), atau pejabat biasa kemudian resmi diangkat menjadi kepala definitif.
Pada situasi seperti ini, banyak ASN yang mengira cukup mengubah jabatan pada profil tanpa perlu melakukan penyesuaian SKP. Padahal, perubahan status jabatan definitif memiliki dampak langsung terhadap periode penilaian kinerja yang sedang berjalan.
Tidak sedikit pengguna yang baru menyadari masalah tersebut ketika SKP tidak sesuai dengan masa tugas atau saat proses penilaian kinerja berlangsung. Akibatnya, mereka harus melakukan perbaikan data agar periode SKP sebelum dan sesudah pengangkatan kepala definitif dapat tercatat dengan benar.
Lalu bagaimana cara mengubah SKP menjadi SKP Kepala Definitif di eKinerja BKN? Berikut panduan lengkap yang dapat dijadikan acuan.
Mengapa SKP perlu diubah saat menjadi kepala definitif?
Dalam eKinerja BKN, SKP disusun berdasarkan jabatan yang sedang dijalankan oleh ASN. Ketika terjadi perubahan jabatan dalam tahun yang sama, periode SKP sebelumnya harus disesuaikan agar tidak tumpang tindih dengan masa jabatan baru.
Misalnya, seorang ASN resmi diangkat menjadi kepala definitif mulai 29 April 2026. Maka SKP yang dibuat sebelum pengangkatan tersebut tidak boleh tetap menggunakan periode hingga akhir tahun.
Periode SKP lama harus diakhiri terlebih dahulu sebelum tanggal mulai tugas sebagai kepala definitif. Setelah itu barulah dibuat SKP baru yang merepresentasikan jabatan kepala definitif.
Langkah ini penting agar data kinerja yang tercatat di sistem sesuai dengan riwayat jabatan yang sebenarnya.
Persiapan sebelum mengubah SKP Kepala Definitif
Sebelum melakukan perubahan, ada beberapa hal yang perlu diperiksa terlebih dahulu.
1. Pastikan sudah login ke eKinerja BKN
Masuk menggunakan akun masing-masing melalui sistem eKinerja BKN.
2. Periksa data profil pegawai
Buka menu profil dan pastikan data pegawai sudah sesuai dengan kondisi terbaru.
3. Lakukan sinkronisasi data ASN
Pada bagian data pribadi tersedia fitur sinkronisasi dengan data ASN.
Langkah ini bertujuan untuk memastikan informasi jabatan terbaru telah terbaca oleh sistem.
4. Klaim sebagai pimpinan unit kerja
Jika sudah menjabat sebagai kepala definitif, buka menu:
Klaim Pimpinan Unit Kerja
Kemudian lakukan klaim hingga status berhasil berubah aktif.
Tahap ini sering terlewat oleh pengguna, padahal cukup penting sebelum melakukan pengelolaan SKP sebagai kepala definitif.
Cara mengubah periode SKP lama
Tahapan utama dalam proses ini adalah memperbaiki periode SKP yang dibuat sebelum pengangkatan sebagai kepala definitif.
Berikut langkah-langkahnya:
1. Masuk ke menu SKP
Pilih menu SKP pada dashboard eKinerja.
2. Cari SKP yang sedang aktif
Temukan SKP yang dibuat sebelum pengangkatan kepala definitif.
3. Klik Edit
Pilih tombol edit pada SKP tersebut.
4. Ubah periode akhir SKP
Periode akhir harus disesuaikan dengan tanggal sebelum pengangkatan definitif.
Contoh:
- TMT Kepala Definitif: 29 April 2026
- Periode akhir SKP lama: 28 April 2026
Yang perlu diperhatikan adalah periode akhir, sedangkan periode awal biasanya tidak perlu diubah.
5. Simpan perubahan
Setelah tanggal diperbaiki, simpan perubahan tersebut.
Dengan demikian, SKP lama hanya mencakup masa kerja sebelum ASN resmi menjabat sebagai kepala definitif.
Cara membuat SKP baru sebagai Kepala Definitif
Setelah periode SKP lama selesai disesuaikan, langkah berikutnya adalah membuat SKP baru.
Berikut caranya:
1. Klik Tambah Periode SKP
Masuk kembali ke menu SKP lalu pilih:
Tambah Periode SKP
2. Periksa data jabatan
Pastikan informasi berikut sudah benar:
- Jenis pegawai
- Unit kerja
- Atasan langsung
Jika terdapat data yang belum sesuai, lakukan sinkronisasi terlebih dahulu.
3. Isi periode awal
Masukkan tanggal mulai menjabat sebagai kepala definitif.
Contoh:
29 April 2026
4. Isi periode akhir
Untuk sementara dapat diisi hingga:
31 Desember 2026
atau sampai akhir tahun anggaran berjalan.
5. Pilih pendekatan SKP
Sesuaikan dengan metode yang digunakan pada instansi masing-masing, misalnya pendekatan kuantitatif.
6. Simpan SKP
Klik OK untuk menyimpan periode baru.
Setelah tersimpan, SKP kepala definitif akan muncul pada daftar SKP aktif.
Menyesuaikan detail SKP Kepala Definitif
Membuat periode baru saja belum cukup. ASN juga perlu menyesuaikan rincian kinerja yang sesuai dengan tugas kepala definitif.
Caranya:
1. Buka Detail SKP
Klik menu Detail SKP pada periode yang baru dibuat.
2. Sesuaikan indikator kinerja
Perbarui seluruh target dan indikator agar sesuai dengan tugas sebagai kepala definitif.
3. Simpan perubahan
Pastikan seluruh data telah diperiksa sebelum disimpan.
4. Ajukan kepada atasan
Jika seluruh rincian sudah benar, ajukan kembali SKP untuk mendapatkan persetujuan dari atasan langsung.
Bagaimana cara yang benar mengubah SKP menjadi SKP Kepala Definitif?
Jika pengangkatan kepala definitif terjadi dalam tahun anggaran yang sama, langkah yang benar adalah mengakhiri SKP lama tepat sebelum tanggal TMT kepala definitif, kemudian membuat periode SKP baru mulai tanggal pengangkatan tersebut.
Sebagai contoh, apabila TMT Kepala Definitif adalah 29 April 2026, maka SKP sebelumnya harus berakhir pada 28 April 2026, lalu dibuat SKP baru dengan periode mulai 29 April 2026 hingga 31 Desember 2026.
Metode ini membuat riwayat kinerja tetap sesuai dengan perubahan jabatan yang terjadi dan menghindari tumpang tindih periode penilaian dalam sistem eKinerja BKN. Setelah periode baru terbentuk, ASN tinggal menyesuaikan detail target kinerja dan mengajukannya kembali untuk proses persetujuan.
Bagi ASN yang baru saja menerima jabatan kepala definitif, melakukan penyesuaian SKP sesegera mungkin merupakan langkah yang bijak agar proses penilaian kinerja di akhir tahun dapat berjalan lancar tanpa perlu melakukan koreksi berulang.
