Bagi para operator sekolah yang tengah mengerjakan e-Ijazah, proses upload dokumen adalah tahap yang sangat krusial. Kesalahan kecil bisa berakibat pada penolakan berkas atau bahkan kegagalan dalam proses verifikasi oleh dinas.
Berikut ini adalah 8 poin penting seputar dokumen yang perlu di-upload ke web e-Ijazah agar tidak terjadi kesalahan teknis maupun administratif.
Format File Harus PDF, Jangan Gunakan CamScanner
Dokumen yang diunggah wajib dalam format PDF dan hasil scan dari scanner asli, bukan dari aplikasi seperti CamScanner. Penggunaan kamera HP bisa membuat hasil tidak jelas atau tidak sesuai standar resmi. Gunakan scanner printer atau scanner khusus untuk menghasilkan file yang berkualitas baik.
2. Dua Dokumen Wajib: SK Penetapan Kelulusan dan SPTJM
Dokumen yang harus di-upload hanya dua, yaitu:
-
SK Penetapan Kelulusan
-
SPTJM (Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak)
SPTJM wajib bermaterai Rp10.000, jangan sampai lupa menempelkannya karena format dokumen sudah mencantumkan keharusan itu.
3. Nomor SK Penetapan Sesuai Nomor Surat di Sekolah
Nomor pada SK Penetapan Kelulusan mengikuti sistem persuratan sekolah masing-masing. Tidak ada format baku dari pusat. Bisa ditulis tangan, karena semua dokumen memang tidak boleh diedit secara digital.
Contoh: SK.1/039/SMK-Bintara/244/G/2025.
4. Cetak Dokumen dengan Ukuran A4 dan Paraf Wajib Dicantumkan
Dokumen sebaiknya dicetak menggunakan kertas ukuran A4 agar mudah discan. Pastikan halaman lampiran juga tercetak lengkap dengan paraf dan stempel kepala sekolah. Biasanya paraf ini ada di halaman dua bagian bawah.
5. Lampiran SK Juga Harus Di-scan dan Di-upload
Lampiran dari SK Penetapan Kelulusan juga wajib diikutkan dalam file scan. Pastikan nomor lampiran di pojok atas terisi dan sesuai dengan nomor SK Penetapan. Banyak yang lalai karena posisinya kecil dan mudah terlewat.
6. Ukuran File Maksimal 5MB
Ukuran file tidak boleh lebih dari 5MB. Jika hasil scan terlalu besar, bisa dikompres menggunakan aplikasi kompres PDF, asal hasilnya tetap jelas dan terbaca. File yang terlalu besar bisa gagal upload atau membuat sistem lemot.
7. SPTJM Harus Lengkap, Termasuk Bagian Footer dan Stempel
Pastikan seluruh bagian dokumen SPTJM tercetak dengan lengkap, terutama bagian bawah yang menunjukkan “diunduh dari sistem oleh …”. Materai dan stempel harus kena tanda tangan, meskipun posisi tepatnya bisa disesuaikan. Tapi idealnya, stempel meng-cover sebagian materai dan tanda tangan.
8. Cek Nomor SPTJM dan Status Persetujuan Dinas
Nomor pada SPTJM harus sama antara yang tercetak dan yang ter-upload di sistem. Jika berbeda, batalkan SPTJM lalu unduh dan upload ulang. Untuk mengecek status persetujuan, masuk ke menu SPTJM > Log Data. Jika masih tanda silang, berarti masih dalam proses. Jika muncul keterangan “ditolak”, cek alasan penolakannya dan perbaiki sesuai arahan.
Meng-upload dokumen ke web e-Ijazah bukan sekadar unggah file biasa. Ada standar dan ketentuan tertentu yang harus dipenuhi. Dengan memperhatikan 8 poin penting di atas, semoga proses verifikasi dokumen berjalan lancar tanpa hambatan dari dinas.
Semoga bermanfaat, dan jangan lupa selalu cek ulang setiap detail dokumen sebelum diunggah.
Komentar